Obszar Accounts Payable, czyli zarządzania zobowiązaniami firmy, jest jednym z fundamentów funkcjonowania działu finansowego w każdej większej organizacji. Chociaż praca ta często kojarzy się z rutynowym księgowaniem faktur, w rzeczywistości odgrywa strategiczną rolę w kontroli płynności finansowej, zarządzaniu ryzykiem operacyjnym i utrzymywaniu relacji z dostawcami.
W dobie digitalizacji i automatyzacji procesów finansowych Accounts Payable zyskuje na znaczeniu i zmienia swój charakter – z operacyjnego na coraz bardziej analityczny i doradczy.
AP to obszar odpowiedzialny za zarządzanie zobowiązaniami wobec dostawców – od otrzymania faktury po dokonanie płatności. Praca w tym dziale polega przede wszystkim na kontroli poprawności wprowadzanych danych, codziennym przetwarzaniu faktur kosztowych i zakupowych, ich uzgadnianiu z zamówieniami i dostawami, rozwiązywaniu niezgodności oraz kontakcie z działami wewnętrznymi.
W ZEISS Accounts Payable dodatkowo obejmuje także Travel Expenses, czyli rozliczenia z pracownikami z tytułu podróży służbowych – mówi Magdalena Maj, Accounts Payable Manager w Carl Zeiss Shared Services.
Dział AP dba o zgodność z politykami finansowymi i zakupowymi firmy, wspiera płynność finansową oraz wzmacnia relacje biznesowe. Kluczowe jest tu terminowe i prawidłowe opracowywanie dokumentów i zapytań od kontrahentów oraz współpraca z innymi działami, takimi jak zakupy, logistyka i controlling. To proces o dużym znaczeniu operacyjnym, szczególnie w organizacjach międzynarodowych i strukturach SSC. Oprócz zadań operacyjnych ważne są działania optymalizacyjne oraz udział w projektach automatyzacyjnych.
– Praca na stanowisku liderskim lub menedżerskim to codzienny balans między rutyną a niespodziankami. Wyjątkowe przypadki i napotykane trudności uczą elastyczności i współpracy – dodaje Magdalena.
W ostatnich latach obszar AP przeszedł intensywną transformację. Kiedyś wiele czynności było wykonywanych ręcznie. Dziś korzysta się z bardziej zaawansowanych narzędzi, elektronicznego obiegu dokumentów i zadań, automatyzacji i coraz częściej z rozwiązań sztucznej inteligencji. Współczesny Dział AP, poza zadaniami operacyjnymi, jest strażnikiem standaryzacji, inicjatorem usprawnień i dostawcą danych wspierających decyzje biznesowe.
Poszukiwane umiejętności
W obszarze Accounts Payable sprawdzą się osoby dokładne, dobrze zorganizowane, które potrafią pracować z dużą liczbą danych i dokumentów. Kluczowa jest także dobra komunikacja – zarówno pisemna, jak i ustna, a w międzynarodowym środowisku – znajomość języków obcych. Kandydatów ubiegających się do pracy w AP powinna cechować też zdolność rozwiązywania problemów, samodzielność i otwartość na zmiany. W tej pracy odnajdą się również osoby cierpliwe i skrupulatne, które potrafią pracować pod presją czasu. Ponadto elastyczność i nastawienie na ciągłe doskonalenie to cechy, które pomagają odnaleźć się w tej specyfice.
– Doceniamy też osoby, które wychodzą z inicjatywą – takie, które nie tylko wykonują zadania, ale też dostrzegają możliwości usprawnień. To właśnie one szybko stają się wartościowymi członkami zespołu – mówi Magdalena.
Kierunek studiów nie ma większego znaczenia, ważniejsze jest podejście do pracy i chęć rozwoju. Oczywiście, wiedza księgowa czy finansowa na pewnym etapie będzie przydatna, ale można ją zdobyć na kursach dokształcających. Dlatego w tej branży często można spotkać nie tylko absolwentów kierunków ekonomicznych, ale także filologicznych i humanistycznych.
Wiedzę na temat branży można pozyskiwać poprzez kontakt z praktykami, np. na LinkedIn, czy dzięki materiałom o procesie Procure to Pay. Jednak najlepiej umiejętności zdobywać w praktyce. Dlatego jeśli tylko jest okazja do stażu, praktyk czy rozmowy rekrutacyjnej w tym obszarze, warto z niej skorzystać.
– Warto inwestować w umiejętności technologiczne – rozumienie logiki aplikacji biznesowych, automatyzacji procesów czy analizy danych bardzo pomagają. Osoby z intuicją techniczną mają naturalną przewagę – uzupełnia Magdalena.
Ścieżki kariery
AP to dziedzina, która uczy systematyczności i pracy zespołowej, ale często bywa też trampoliną do rozwoju w kierunku eksperckim, dając możliwość przejścia do innych działów, np. General Ledger, lub liderskim.
Przykładowa ścieżka kariery wygląda następująco:
- Junior AP Accountant / AP Assistant – pierwsze doświadczenia zawodowe, praca pod nadzorem.
- AP Accountant / AP Specialist – samodzielna obsługa portfela dostawców, udział w projektach. • Senior AP Accountant – koordynacja procesów, szkolenie młodszych pracowników.
- Team Leader / AP Supervisor – zarządzanie zespołem, udział w optymalizacji procesów.
- AP Manager / Finance Operations Manager – strategiczne zarządzanie działem, współpraca z centralą firmy.
– Struktura awansów w AP jest zwykle jasno określona – od stanowisk wspierających i juniorskich, przez specjalistyczne, po role eksperckie i menedżerskie. Awans w AP zależy nie tylko od wyników, ale też od postawy – gotowości do dzielenia się wiedzą i podejmowania inicjatyw. W firmie mamy przejrzyste ścieżki kariery i wiele przykładów awansów zarówno pionowych, jak i poziomych. Wspieramy rozwój przez mentoring, szkolenia i udział w projektach – wyjaśnia Magdalena Maj.
Strategiczna rola
Choć Accounts Payable bywa postrzegane jako funkcja pomocnicza, jego rola strategiczna jest nie do przecenienia. To dział, który buduje wiarygodność firmy wobec partnerów zewnętrznych i wewnętrznych. Co więcej, informacje zbierane przez AP (np. dane o wydatkach, cyklu płatności) są podstawą do analiz finansowych i podejmowania decyzji zarządczych.
– Wspieramy płynność finansową, zapewniamy zgodność z procedurami, identyfikujemy ryzyka. Jesteśmy też silnie obecni w projektach transformacyjnych i cyfryzacyjnych. AP to dzisiaj strategiczny partner dla biznesu i wnosi wartość nie tylko operacyjną, ale też koncepcyjną – zauważa Magdalena Maj.
