W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym i biznesowym coraz więcej organizacji decyduje się na outsourcing procesów kadrowo-płacowych. Dzięki temu zyskują pewność, że naliczanie wynagrodzeń oraz obsługa kadrowa przebiegają terminowo i bezbłędnie, a jednocześnie mogą skupić się na realizacji strategicznych celów biznesowych.
Strategiczna rola
Outsourcing zadań z obszaru HR & Payroll to dla wielu przedsiębiorstw sposób na ograniczenie kosztów i optymalizację procesów kadrowo-płacowych. Jest to możliwe dzięki wsparciu doświadczonych w branży specjalistów, takich jak pracownicy działu Business Services & Outsourcing (BSO) w firmie doradczo-outsourcingowej BDO.
– Outsourcing daje w dzisiejszych czasach wiele korzyści – tłumaczy Katarzyna Gruszka, partnerka w dziale BSO w BDO. – Często słyszymy, że zmniejszamy stres związany z czasochłonnym i skomplikowanym procesem realizowania zadań kadrowych wewnętrznie. Przekazanie ich do firmy zewnętrznej pozwala ograniczyć wydatki, jakie organizacja musi przeznaczyć na utrzymanie własnego działu kadrowo-płacowego, redukuje do zera ryzyko związane z nieznajomością dynamicznie zmieniających się przepisów, a zwiększa dostęp do wiedzy i technologii, efektywność procesów, a także elastyczność i bezpieczeństwo przechowywania danych. To strategiczne rozwiązanie, które niesie ze sobą bardzo dużo zalet i pozwala naszym klientom na skupienie się na długoterminowych celach i rozwoju własnego biznesu.
Pracownicy działu BSO oferują wsparcie w zakresie dwóch filarów: administracji kadrowej i obliczaniu płac. Pierwszy z nich obejmuje m.in. prowadzenie akt osobowych pracowników, sporządzanie umów o pracę i innych dokumentów personalnych, prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz doradztwo związane z podatkami, ubezpieczeniami czy zmianą przepisów prawa pracy. Specjaliści odpowiadają także za reprezentację klientów przed takimi instytucjami jak ZUS, US, PIP, GUS, PFRON, PPK, a także oferują wsparcie przy wewnętrznie przeprowadzanych inspekcjach i kontrolach.
W obszarze płacowym świadczone są takie usługi jak naliczanie wynagrodzeń, przechowywanie dokumentacji płacowej czy współpraca z inspektorami, kontrolerami, audytorami i analitykami finansowymi. Klienci mogą liczyć też na wsparcie w zakresie rozliczania dochodów z zagranicy oraz wszelkich czynności związanych z zatrudnieniem cudzoziemców.
Wyzwania i trendy
Zarówno w obszarze administracji kadrowej, jak i płac, pracownicy działu BSO spotykają się z różnymi wyzwaniami, które wymagają od nich ciągłego dostosowywania się do zmieniającego się otoczenia prawnego i technologicznego.
Najistotniejszym wyzwaniem, z jakim mierzymy się w naszej codziennej pracy, jest dynamiczne podążanie za nowymi trendami i wprowadzanymi zmianami w zakresie przepisów prawa pracy. Wsparcie w zawieraniu umów w ramach PPK i zakładaniu profili ZUS PUE, rozliczanie pracy zdalnej, elektroniczne akta osobowe czy doradztwo dotyczące ESG to tylko mała część wdrożonych w naszej obsłudze nowych obszarów w minionych latach – wymienia Katarzyna Gruszka.
W realizacji tych działań kluczową rolę odgrywają rozwiązania technologiczne, które są dziś niezbędnym elementem prowadzenia nowoczesnych usług dla biznesu.
– Dzięki rozwijającej się technologii mamy możliwość nadawania dostępów pracownikom oraz kadrze zarządzającej do systemu kadrowo-płacowego, co jest niebywałym udogodnieniem w przepływie informacji – zaznacza Katarzyna Gruszka. – Intuicyjne narzędzia i wysoka jakość automatyzacji pozwalają nam bardzo łatwo odnaleźć się w rzeczywistości pełnej nowych branżowych trendów. Obecnie bardzo powszechny staje się elektroniczny obieg dokumentacji, zdalny dostęp pracowników do pulpitów w systemie kadrowym, a także dostęp dla filaru menadżerskiego, co umożliwia zdalne tworzenie raportów i analiz, właściwie 24 godziny na dobę.
– Uważam, że nowe technologie odgrywają kluczową rolę w naszej branży. Dzięki nim jesteśmy zawsze o krok przed naszymi klientami, co pozwala nam lepiej przewidywać ich pytania i radzić sobie z wyzwaniami – podkreśla Katarzyna Gruszka.
Poszukiwane umiejętności
Jedną z głównych cech poszukiwanych u kandydata w obszarze kadrowo-płacowym jest umiejętność pracy z zespołem, a także otwartość na zdobywanie nowej wiedzy i doskonalenie swoich kompetencji. Specyfika tego zawodu wymaga wielozadaniowości, skrupulatności i elastyczności, dlatego też bardzo istotna jest dobra organizacja pracy i umiejętność priorytetyzacji zadań. Jak podkreśla Katarzyna Gruszka, w firmie BDO niezbędna w codziennej pracy jest także znajomość języków obcych.
– Nasza firma działa na całym świecie, dlatego obsługujemy zarówno klientów krajowych, jak i zagranicznych. Nawet podczas współpracy z polską spółką, często mamy kontakt z zagranicznym zarządem bądź z innymi oddziałami BDO. Telekonferencje w języku obcym pozwalają nam zapewnić klientom wsparcie na najwyższym poziomie i wytłumaczyć szczegółowo wszelkie niuanse związane z rozliczaniem płac w Polsce.
W szybkim odnalezieniu się w obowiązkach działu BSO nowym pracownikom pomaga wykształcenie kierunkowe związane z finansami i HR. Mile widziani są także absolwenci innych studiów, którzy ukończyli dodatkowe kursy branżowe.
Ścieżki rozwoju
Karierę w dziale kadrowo-płacowym w BDO można rozpocząć od stanowiska asystenckiego. Na tym etapie firma oferuje szkolenia wstępne, a także wsparcie starszych stażem pracowników w zespole, którzy chętnie dzielą się swoją wiedzą i doświadczeniem. Potem można awansować kolejno na młodszego specjalistę, specjalistę i starszego specjalistę ds. kadr i płac. Dalsze szczeble kariery zawodowej to stanowiska Supervisora oraz Managera, które wymagają rozwiniętych umiejętności zarządzania zespołem i reprezentowania BDO na zewnątrz.
– Na każdym etapie otrzymujemy duże wsparcie szkoleniowe, zarówno z umiejętności i wiedzy praktycznej dotyczącej branży kadrowo-płacowej, jak i z miękkiego HR-u – mówi Katarzyna Gruszka. – Dzięki nim wiemy, jak radzić sobie ze stresem, prawidłowo wykorzystać naszą asertywność, a także jak priorytetyzować zadania do wykonania.
– Ponadto bierzemy udział w wielu branżowych szkoleniach, aby być na bieżąco ze wszystkimi zmianami przepisów i nowinkami naszej gałęzi biznesu. W BSO kluczowa jest otwartość na naukę oraz skupienie na własnym rozwoju. Odpowiednie nastawienie bardzo ułatwia zdobywanie nowych umiejętności w tej branży i rozwój w kierunku wyższych stanowisk, oczywiście przy wsparciu organizacji – podsumowuje Katarzyna Gruszka.
