Podatki w globalnych organizacjach

W Equinix dział podatkowy w regionie EMEA odpowiada za zgodność podatkową i raportowanie dla wybranych krajów. Do jego zadań należy przygotowywanie i uzgadnianie WHT/CIT, współpraca z doradcami, a także realizacja kwartalnych i rocznych kalkulacji. Zespół pracuje również z wykorzystaniem rozwiązań automatyzujących, takich jak Oracle Cloud, ARCS (Account Reconciliation Cloud Service), TRCS (Tax Reporting Cloud Service) i PBCS (Planning and Budgeting Cloud Service). 

Struktura działu podatkowego Equinix opiera się na pięciu filarach, którymi kierują Senior Tax Directors, a całość koordynuje VP Tax w USA: Tax Accounting & Corporate Income Tax, Indirect & Business Privilege Taxes, xScale & Tax Strategy & Research oraz Transfer Pricing, Tax Controversy & Incentives i M&A, Special Projects & Tax Ops. 

Zespół globalny wyznacza ogólną strategię podatkową, a zespoły regionalne – EMEA, APAC i Ameryki – dbają o lokalne planowanie podatkowe, compliance i raportowanie. W EMEA trzon stanowią: Senior Manager, trzech Managerów (Warszawa, Amsterdam, Londyn) oraz trzech Tax Analysts, którzy zajmują się rozliczeniami CIT, pomocą przy kontrolach podatkowych i planowaniem. 

Procesy end-to-end w praktyce 

Dla każdego państwa przygotowywane są raporty dotyczące podatku u źródła, płatności i uzgodnienia kont WHT i CIT. W przypadku deklaracji CIT dział podatkowy współpracuje z zewnętrznymi firmami doradczymi, którym dostarcza komplet niezbędnych danych, a następnie weryfikuje przeprowadzane przez nich kalkulacje i składa deklaracje zgodnie z lokalnymi przepisami. 

Cyklicznie realizowane są dwa kluczowe strumienie raportowe: 

• kwartalne kalkulacje podatkowe na potrzeby tax provisioning wg US GAAP (wykorzystywane przy zamknięciu finansowym i raportowaniu grupowym), 
• roczne kalkulacje CIT według Local GAAP, których dane trafiają do zespołu Statutory Accounting. 

Na etapie weryfikacji rocznej deklaracji CIT (CITR) zespół prowadzi RTP (Return to Provision) według US GAAP i Local GAAP, aby zidentyfikować niezbędne korekty i wyrównania. W wybranych krajach przygotowywany jest także Tax FAR (Fixed Asset Register). To praca analityczna i procesowa, prowadzona w ścisłej współpracy z finansami. 

Technologie i automatyzacje 

Automatyzacje w podatkach to dziś sposób na utrzymanie jakości danych, terminów i spójności między krajami. Dobrze zaprojektowane rozwiązania przejmują powtarzalne czynności, a zespołowi zostawiają analizę i kontrolę ryzyka.  

Na co dzień eksperci w Equinix korzystają głównie z Oracle Cloud, do którego przenieśli się w 2024 roku z wersji R12. System ten wspiera ich w zakresie księgowości i automatyzacji z tym związanych (automatyczne księgowanie WHT, itd.), podglądania płatności i tworzenia potrzebnych raportów. Coupa wspiera zakupy, fakturowanie i współpracę z dostawcami. Do uzgodnień, planowania i raportowania podatkowego wykorzystywane są moduły chmurowe: ARCS (uzgodnienia kont), TRCS (tax reporting i provisioning) oraz PBCS (planowanie i budżetowanie). 

Na tej bazie działają lekkie automatyzacje, które ograniczają ręczną pracę i standaryzują dane: 

• Payment Tracker – bot przetwarza dostarczone informacje, tworzy odpowiednie faktury w Oracle i kieruje je do płatności w dziale AP, umożliwiając śledzenie statusów. 
• Boty raportowe – po podaniu zakresu dat generują z Oracle cykliczne raporty (m.in. AA, Trial Balance, Invoice Registers), co skraca zamknięcia i zmniejsza ryzyko błędów. 
• Bot pobierający faktury – z listy numerów w Excelu pobiera komplety faktur i zapisuje PDF-y na SharePoint (przydatne np. przy raportach WHT). 

Wspólnie z COE/IT trwają prace nad automatyczną wysyłką próśb o dokumenty okresowe (np. certyfikaty rezydencji), aby dotrzymywać terminów i mieć pełną dokumentację. 

Kolejne etapy WHT są automatyzowane z użyciem AI, Power Query i Power BI, co przekłada się na mniej zadań manualnych i więcej pracy analitycznej. 

Regulacje, które zmieniają codzienność 

Z nowymi regulacjami wiążą się wyzwania dotyczące interpretacji przepisów, przygotowania danych i dostosowania systemów. Dla polskich podmiotów kluczowe jest JPK CIT – obowiązek prowadzenia ksiąg wyłącznie w formie elektronicznej i przekazywania ich w ustrukturyzowanej formie określonej przez Ministerstwo Finansów. To wyzwanie dla specjalistów z obszaru podatków, księgowości i IT: trzeba przygotować dane, dostosować systemy oraz przeprowadzić testy jakości. 

Role i ścieżki rozwoju 

W obszarze podatków podział obowiązków jest czytelny: VP Tax/Senior Director odpowiada za strategię i koordynację na poziomie globalnym; Tax Managers nadzorują zgodność podatkową w przypisanych krajach, wspierają lokalne zespoły i współpracują z doradcami zewnętrznymi; Tax Analysts przygotowują analizy, raporty i dokumentację oraz wspierają menedżerów w obsłudze konkretnych jurysdykcji. Standardowa ścieżka rozwoju prowadzi od praktykanta, przez Tax Advisora/Tax Analysta i Senior Tax Analysta, aż do Managera i Senior Managera.  

Możliwości rozwoju są bardzo duże. Patrząc z perspektywy Tax Analyst, każdy z nas otrzymuje jedną lub kilka spółek, za które odpowiada jako „mini-manager”. Dzięki temu uczymy się całego cyklu tax compliance od podstaw, co bardzo pomaga w zrozumieniu procesów, rozwija umiejętności komunikacyjne i pozwala lepiej poznać funkcjonowanie firmy – dodaje Katarzyna Cybulska, Tax Advisor w Equinix.   

Profil kandydata 

Wymagania startowe są konkretne: bardzo dobry angielski, ponieważ ok. 80% pracy odbywa się właśnie w tym języku, biegłość w Excelu oraz solidne podstawy prawa podatkowego. W zależności od poziomu stanowiska mile widziane jest również doświadczenie w pracy z systemami ERP. 

Z kompetencji miękkich liczą się przede wszystkim: komunikatywność, umiejętność pracy zespołowej, proaktywność, skrupulatność, odporność na presję terminów i gotowość do zmian i nauki. 

Rekrutacja i onboarding 

Proces rekrutacji do działu Tax w Equinix jest 2–3-etapowy. Zwykle zaczyna się od rozmowy 1:1 z przyszłym menedżerem, następnie odbywają się rozmowy rekrutacyjne z osobami, z którymi kandydat będzie później współpracować. Kluczowym elementem jest omówienie podejścia do realnego problemu biznesowego – polecana jest struktura STAR (Situation, Task, Action, Result), która porządkuje argumentację i ułatwia pokazanie sposobu myślenia. Dla stanowisk menedżerskich dochodzi krótka rozmowa z VP. Ze względu na globalny charakter organizacji większość spotkań odbywa się online, co pozwala włączyć ekspertów z różnych krajów.

Onboarding obejmuje wsparcie buddy’ego (wprowadzenie do narzędzi, procesów i „mapy kontaktów”), obowiązkowe szkolenia oraz działania integracyjne. Firma nie wymaga konkretnych certyfikatów, lecz – w ramach budżetu i realnej potrzeby biznesowej – wspiera szkolenia i certyfikacje. 

Kierunek: transformacja i prognozy na najbliższe lata 

Automatyzacja wspierana przez AI przejmie znaczną część zadań w WHT i CIT. Jednocześnie cyfryzacja raportowania podniesie poprzeczkę dla zespołów w obszarze danych i kontroli.