Cechy zawodu przyszłości:
- Stanowisko silnie powiązane z efektywną komunikacją w dużej organizacji
- Bardzo ważna umiejętność holistycznego spojrzenia na procesy
- Zawód, który otwiera drzwi do strategicznych stanowisk w firmie
Przez ponad dwie ostatnie dekady międzynarodowe organizacje zainwestowały ogromne środki w rozwój nowoczesnych technologii komunikacyjno-informacyjnych. Obecny poziom digitalizacji i globalizacji gospodarki pozwolił na przekroczenie takich barier, jak czas i odległość. Te dwa zjawiska stały się również fundamentem nowoczesnych usług biznesowych, w ramach których międzynarodowe organizacje mogą prowadzić działalność w praktycznie każdym miejscu na świecie. Ale to tylko jedna strona medalu. Zaawansowane technologicznie narzędzia wytwarzają jednocześnie zmienne, dynamiczne, a zarazem niepewne otoczenie biznesowe. By się w nim odnaleźć, transnarodowe organizacje tworzą centra usług wsparcia, które zatrudniają profesjonalistów odpowiedzialnych za finanse, HR, marketing czy obsługę klienta.
– Organizacje decydujące się na centralizację funkcji w formie centrum usług wspólnych podlegają długotrwałej zmianie. Jednym z najważniejszych wyzwań w czasie planowania i zarządzania zmianą jest punktualna i efektywna komunikacja – wyjaśnia Anna Berczyńska, Finance Manager w Ciber Polska.
Bez właściwej komunikacji wprowadzenie każdej zmiany może zakończyć się niepowodzeniem; istnieje ryzyko, że pracownicy nie zrozumieją przyczyn transformacji, co rodzi opór wobec zmiany dotychczasowych zasad funkcjonowania oraz niesie niebezpieczeństwo utraty właściwego celu. By uniknąć chaosu, organizacje zatrudniają Program Managerów.
– Rola Program Managera polega na byciu „agentem zmiany”, zapewniającym efektywne komunikowanie się członków grupy przed, w trakcie i po zmianie, aby rozwiązać problemy i osiągnąć założone cele – dodaje Anna Berczyńska. – Program Manager pomaga organizacji osiągnąć dojrzałość w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, koncentrując się na utrzymaniu wysokiego poziomu motywacji wśród pracowników i rozwoju kompetencji.
Profil i zakres obowiązków
Aby pojąć, na czym polega praca Program Managera, należy zrozumieć, co kryje się za pojęciem programu. Międzynarodowa organizacja Project Management Institute definiuje program jako grupę powiązanych ze sobą projektów, które wzajemnie na siebie wpływają. Dlatego Program Managerów zestawia się często z kierownikami projektów, mimo że są to dwa odrębne stanowiska.
– Project Manager zajmuje się zarządzeniem projektem, ustalając jego harmonogram, potrzebne kompetencje i narzędzia, pilnując planu realizacji kolejnych kamieni milowych, podczas gdy Program Manager koncentruje się na ludziach, na zapewnieniu punktualnej i kompleksowej komunikacji grup objętych projektem lub zmianą – tłumaczy Anna Berczyńska.
Project Manager posiada zazwyczaj bardziej techniczną wiedzę na temat przebiegu projektu. Program Manager natomiast musi patrzeć na wszystkie procesy bardziej holistycznie z kilku bardzo znaczących względów.
– Głównym zadaniem Program Managera jest zarówno komunikacja dwustronna między członkami grupy projektowej, jak również przekazanie informacji o statusie "sponsorom" zmiany. Z tej perspektywy zaletą projektów, w których udział bierze Program Manager, jest współpraca na bazie uzyskanej informacji "od dołu" i "od góry" – dodaje Anna Berczyńska. – Wyobraźmy sobie sytuację, w której najbardziej zainteresowana część zespołu podlegająca zmianie strukturalnej nie otrzymuje jasnego przekazu na temat sensu zmiany, traktując ją jako kolejną decyzję senior managementu. Z pewnością jej cel nie zostanie całkowicie osiągnięty, a wysiłki zespołu projektowego i nakłady finansowe na projekt nie przełożą się na wyniki.
Program Manager to bardzo ważny "łącznik" w strukturze centrum usług wspólnych. Do jego głównych obowiązków należy przede wszystkim wsparcie centrum w tworzeniu i komunikacji strategii, monitorowanie realizacji strategicznych projektów, zarządzanie planem komunikacji oraz opieka nad dokumentacją organizacyjną. W przypadku centrów finansowych dochodzi również bardzo specjalistyczny obszar wiedzy.
– Ze względu na specyfikę pracy w obszarze księgowości i finansów dodatkowo Program Manager powinien orientować się w zagadnieniach zgodności z przepisami zewnętrznymi, tj. ochroną danych osobowych, ustawą Sarbanesa-Oxleya, wymaganiami zasad rachunkowości międzynarodowej i US GAAP oraz zasadami wewnętrznymi, czyli polityką organizacyjną, umową Service Level Agreement czy Statement of Work – wymienia Anna Berczyńska.
Perspektywy rozwoju
Zawód Program Managera zyskuje na znaczeniu, ponieważ współczesne organizacje potrzebują silnych liderów, którzy potrafią efektywnie słuchać i świetnie odnajdują się w sytuacjach konfliktowych. Dlatego najlepsi Program Managerowie mogą objąć w przyszłości strategiczne stanowiska w strukturach organizacji.
– W przyszłości Program Manager może zostać dyrektorem ds. strategii komunikacyjnych, dyrektorem biura PR czy też pionu HR – podsumowuje Anna Berczyńska.