Dowiedz się, dlaczego umiejętności zarządzania projektami i pracy zespołowej są kluczowe w zawodzie specjalisty ds. optymalizacji procesów.
Centra usług wspólnych obsługują procesy finansowe dla spółek na całym świecie, co oznacza bardzo dużą liczbę zaangażowanych osób, współpracę z ludźmi innych narodowości i kultur, a także wysoką złożoność wykonywanych zadań. Centra te to również coraz częściej organizacje o strukturze macierzowej (ang. matrix organization), czyli działające na zasadzie interdyscyplinarnych zespołów projektowych.
Praca w matrix organization pozwala uczyć się każdego dnia, a jednocześnie stanowi duże wyzwanie. Tego typu struktura organizacyjna daje możliwość kreatywnej współpracy, wymaga też jednak dogłębnego poznania procesów biznesowych. Obecnie, aby osiągnąć ich najwyższą efektywność, co jest kluczem do realizacji strategii i zachowania konkurencyjności, organizacja musi postawić na optymalizację i standaryzację.
Tu otwiera się pole do działań dla specjalisty w zakresie process improvement, do którego zadań należą: przygotowywanie informacji z zakresu swojego działu, szukanie powiązań z procesami w innych częściach organizacji, proponowanie rozwiązań usprawniających oraz ich ostateczne wdrażanie.
– Specjalista ds. optymalizacji procesów pełni jednocześnie wiele funkcji: doradcy, eksperta, organizatora, koordynatora – opowiada Paweł Chełmecki, Solution Owner Ariba SAP, Procurement w Arla Global Shared Services. – Osoba na tym stanowisku wyznacza zadania oraz kontroluje ich przebieg. Często nadaje rytm działaniom zespołu, wskazując priorytety pod kątem ich wpływu na efektywność funkcjonowania procesów.
Usprawnianie procesów biznesowych pozwala na zmniejszanie stopnia ich złożoności, redukcję czasu pracy koniecznego do ich przeprowadzenia i zmniejszanie kosztu ich wykonywania.
Wyzwania dziś i jutro
Wyzwania na stanowisku specjalisty process improvement zależą od wielkości i dojrzałości organizacji.
W pierwszej kolejności organizacja wyznacza sobie za cel zbadanie obecnych procesów, stworzenie ich mapy oraz wdrożenie standaryzacji i harmonizacji. Znalezienie powiązań pomiędzy procesami zachodzącymi w organizacji – w centrum usług wspólnych także w aspekcie międzynarodowym i wielofunkcyjnym – to zadanie z jednej strony trudne, ale z drugiej niezwykle ciekawe, bo pozwalające poszerzyć zakres wiedzy.
Kolejnym krokiem po standaryzacji jest usprawnianie procesów biznesowych.
– Odpowiednio przygotowane procesy można poddać automatyzacji – tłumaczy Paweł Chełmecki. – Ważna staje się szczegółowa dokumentacja, która będzie, mówiąc w uproszczeniu, instrukcją dla programów automatyzujących.
Mechanizacja i coraz szersze wykorzystanie programów to narastający trend. Firmy sięgają po nowe systemy, które wpływają na pracę całej organizacji (np. systemy do obsługi faktur, zamówień). Niespodzianką nie powinno być także wkroczenie sztucznej inteligencji. Procesy biznesowe mają potencjał do automatyzacji, a nowoczesne centra usług wspólnych tworzą odrębne działy, zajmujące się analizą procesów i programowaniem usprawnień.
Przyszłość to także międzynarodowe zespoły projektowe, wykorzystujące nowoczesne narzędzia efektywnej komunikacji. Praca może przybierać wiele form, a techniki typu agile (z ang. zwinne) do zarządzania projektami i inicjatywami nabiorą jeszcze większego znaczenia.
Ścieżka kariery
Specjaliści w zakresie process improvement często wywodzą się z zespołów operacyjnych, gdzie szczegółowo poznali procesy i metody działania. Są to osoby wszechstronne, mające szeroki zakres wiedzy o zasadach działania organizacji. Posiadają również wypracowane metody identyfikowania i prezentowania problemów oraz uporządkowane podejście i znajomość metodologii usprawniania procesów.
– Zaczynałem od działu Accounts Payable (AP), obecnie jestem na stanowisku Solution Owner w dziale Zamówień (Procurement) – czyli w dziale połączonym z AP kilkoma procesami – opisuje swoją ścieżkę kariery Paweł Chełmecki. – Wiedza o tym, co zachodzi w danej części organizacji, jest niezwykle pomocna, a nawyki szukania optymalnych rozwiązań przydają się w każdej dziedzinie.
Poszukiwane umiejętności
W zawodzie tym kluczowe są kompetencje eksperckie, umiejętność zarządzania projektami, zdolność pracy w zespole.
Konieczna może okazać się wiedza specjalistyczna z dziedziny, w której optymalizuje się procesy, np. znajomość Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) dla specjalisty w dziale Records to Report.
Ponieważ zespoły wykorzystują różne techniki w zależności od stopnia złożoności zagadnienia, przydatna jest znajomość metodologii rozwiązywania problemów oraz pracy w zespołach projektowych.
Specjalista ds. optymalizacji procesów pracuje z danymi i dokumentacją, zatem jego cennym atutem będzie umiejętność wyciągania wniosków oraz formułowania opinii. Ważne jest również, by osoba na tym stanowisku potrafiła wyznaczać zadania oraz kontrolować ich przebieg.
Co ekspert radzi zainteresowanym rozwojem zawodowym w kierunku process improvement?
– Sprawdź, czy znasz procesy zachodzące w Twoim dziale i rozumiesz, dlaczego są wykonywane – jeśli nie, zapytaj współpracowników lub team leadera – odpowiada Paweł Chełmecki. – Jeśli widzisz elementy do poprawy w elementach pracy swojej, swojego zespołu, ale także w innych procesach, postaraj się, by Twoje sugestie zostały wysłuchane i odnotowane. Dobrą praktyką jest praca na przykładach oraz przekazywanie pomysłów na ulepszenia. Pamiętaj, że nie musisz znać wszystkich zależności i wychodzić z kompletnym planem – wystarczy, że zainicjujesz proces usprawnień.