Jak wygląda praca w nowoczesnym centrum usług wspólnych, gdy automatyzacja i sztuczna inteligencja przejmują rutynowe zadania, a elastyczność i work-life balance idą w parze z finansową odpowiedzialnością? O codziennym wsparciu globalnych rynków, zarządzaniu zespołem Entity Accounting & Reporting oraz ewolucji roli współczesnego finansisty opowiada Damian Kajzer, Team Leader w JTI GBS.
REDAKCJA: Jak trafiłeś do JTI GBS? Jakie były Twoje początki w firmie?
Damian Kajzer: Do warszawskiego centrum GBS dołączyłem na początku 2021 roku. Ponieważ mieszkam na Śląsku, początkowo nie rozważałem relokacji do stolicy. Był to jednak okres pandemii, a elastyczność organizacji w zakresie pracy zdalnej sprawiła, że oferta stała się atrakcyjna i dostępna także dla kandydatów spoza Mazowsza. O procesie rekrutacyjnym dowiedziałem się od znajomego, który wcześniej dołączył do nowo tworzonego wówczas GBS-u i zdecydował się mnie polecić. Wkrótce objąłem stanowisko specjalisty w zespole Entity Accounting & Reporting, gdzie wspierałem procesy transition oraz przejmowanie zadań z rynków lokalnych.
Czyli można powiedzieć, że wewnętrzny system poleceń w firmie dobrze się sprawdza?
Na samym początku był on bardziej nieformalny – nowa organizacja w Warszawie dopiero się tworzyła i kolega przesłał mi link do ogłoszenia, a ja się zgłosiłem. Dziś program poleceń pracowniczych jest w pełni ustrukturyzowany i działa świetnie. Sam w swoim zespole mam dwie osoby, które dołączyły w ramach programu poleceń. Z perspektywy rekrutera to duży atut: mam w zespole sprawdzonych, zaangażowanych ludzi obdarzonych moim zaufaniem, a z drugiej strony – widzę, że pracownicy na tyle cenią naszą firmę, że chętnie polecają ją swoim znajomym.
Jak wyglądała Twoja ścieżka awansu do roli Team Leadera? Czy przeszedłeś rekrutację wewnętrzną?
Miałem już kilkuletnie doświadczenie finansowe z innych firm. W JTI GBS rozpocząłem karierę jako specjalista, a po zaledwie trzech miesiącach awansowałem na eksperta w tym samym dziale. Po niespełna dwóch latach zacząłem planować dalszy rozwój i rola Team Leadera wydała się naturalnym kolejnym krokiem. Nigdy wcześniej jednak nie miałem doświadczenia menedżerskiego, więc wiązało się to z wyjściem ze strefy komfortu oraz nutą niepewności, czy na pewno podołam temu wyzwaniu. W ramach przygotowań do objęcia tego stanowiska pełniłem rolę zastępcy ówczesnego Team Leadera i poznawałem powoli wyzwania stojące przed taką osobą. Kiedy pojawiła się opcja objęcia tego stanowiska, zgłosiłem się, pomyślnie przeszedłem proces rekrutacji wewnętrznej i dostałem awans. Pełnię tę funkcję od blisko trzech i pół roku. Warto podkreślić, że w JTI GBS mamy szerokie możliwości wewnętrznych awansów.
Co sprawia Ci największą satysfakcję na tym stanowisku?
Najbardziej cieszy mnie to, że mój zespół jest zadowolony. Wspólnie pracujemy na wyniki firmy, a dzięki zaangażowaniu osiągamy przy tym świetne wskaźniki KPI. Mam w zespole dziesięć osób – ekspertów, seniorów oraz specjalistów. Staram się organizować pracę tak, by zapewniać moim ludziom przestrzeń do samodzielnego zarządzania obowiązkami. Kiedy widzę, że czują się bezpiecznie, mają poczucie zaufania i odpowiedzialności, a praca jest dla nich czymś więcej niż tylko odliczaniem godzin od 8:00 do 16:00, czuję, że właściwie realizuję swoją rolę jako lider. Niezwykle satysfakcjonujące są dla mnie również relacje, jakie budujemy z zagranicznymi rynkami, które wspieramy. Cenią nas nie tylko za jakość świadczonych usług, ale również za partnerskie podejście. Nie postrzegają nas wyłącznie jako bezosobowego „dostawcy usług”, lecz jako realnego partnera we wspólnej realizacji celów.
Czym zajmujecie się na co dzień?
Współpracujemy na co dzień z rynkami we Francji, Szwajcarii, Niemczech i Austrii. Nasz obszar działań jest szeroki: prowadzimy procesy Record to Report (m.in. zbieranie danych, księgowanie i kalkulacje), zajmujemy się raportowaniem finansowym po zamknięciach miesiąca i roku (w tym według standardów MSSF / IFRS oraz raportowaniem lokalnym). Obsługujemy też działania z zakresu planowania finansowego i analizy (FP&A) – m.in. budżetowanie i analizę odchyleń. Poza tym wspieramy procesy audytowe, dbamy o dokumentację i procedury kontrolne (tzw. kontrole J-SOX), jak również zarządzamy sprawami podatkowymi: kalkulacją VAT czy akcyzy. Mocno angażujemy się też w globalne projekty standaryzacyjne i harmonizacyjne, by w przyszłości procesy na wszystkich tych rynkach wyglądały u nas tak samo.
Czy w obliczu szybkich zmian rynkowych i geopolitycznych praca u Was jest bardzo stresująca lub chaotyczna?
Często jest tak, że skutki zmian geopolitycznych czy regulacyjnych w pierwszej kolejności odczuwają nasi współpracownicy bezpośrednio na rynkach lokalnych. Tak było choćby przy wdrażaniu KSeF w Polsce czy przy niedawnym wycofaniu pewnego portfolio produktowego we Francji z powodu nagłych zmian prawnych. Dla nas, jako centrum usług wspólnych, oznacza to konieczność dostosowania naszych działań, ale również ścisłej współpracy z lokalnymi zespołami, aby wspólnie odpowiedzieć na nowe wymagania. Oczywiście nie zawsze jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkie sytuacje i czasem pojawiają się również bardziej nagłe wyzwania. Mimo to udaje nam się uniknąć niepotrzebnego chaosu i stresu dzięki odpowiedniemu planowaniu, rozłożeniu działań w czasie i dobrej współpracy. To pozwala nam zachować zdrowy balans pomiędzy pracą a życiem prywatnym, nawet w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji.
A jak odnajdujecie się w erze sztucznej inteligencji i automatyzacji finansów? Posiadacie do tego jakieś autorskie narzędzia?
Technologie bardzo prężnie się rozwijają i nie da się dziś uniknąć sztucznej inteligencji. JTI mocno stawia na ten aspekt – posiadamy cały katalog szkoleń ułatwiających korzystanie z takich rozwiązań jak np. Microsoft Copilot. Mamy też dedykowany zespół ds. automatyzacji, który przekłada nasze pomysły biznesowe i operacyjne na twardy język technologii. Docelowo, trzecim filarem naszej strategii, obok standaryzacji i harmonizacji procesów, jest jak największe zautomatyzowanie transakcyjnego, ręcznego kopiowania i procesowania danych w systemach. Oszczędzony w ten sposób czas będziemy mogli inwestować w wysoce analityczne zadania przynoszące firmie o wiele większą wartość dodaną.
Będąc przy temacie wellbeing – JTI regularnie zdobywa wyróżnienia Top Employer. Który benefit najbardziej trafia do Waszych pracowników i kandydatów?
Zupełnie szczerze przyznaję, że JTI to dotąd moja ulubiona organizacja, z najlepszymi warunkami i kulturą pracy – a mam za sobą doświadczenie w wielu firmach. Zdecydowanie dbamy u nas o work-life balance czy zapobieganie wypaleniu. Poza ofertą benefitów, obejmującą m.in. opiekę medyczną oraz kartę sportową, mamy również roczny bonus oparty o zyski biznesu i realizację naszych rocznych KPI oraz pracowniczy program emerytalny (PPE/PPO).
Mamy też coś, co zaskakuje moich znajomych „z zewnątrz”: 20 tygodni płatnego w 100 proc. urlopu ojcowskiego. Jako ojciec dwójki dzieci bardzo to doceniam i korzystałem z niego z radością już dwa razy.
Jakich osób poszukujecie do swojego zespołu i co wyróżnia idealnego kandydata?
Zatrudniamy na różne szczeble: ekspertów, starszych specjalistów, specjalistów i osoby na stanowiska typu Associate. Poza kwestią twardego doświadczenia uzależnionego od wymogów danego etatu i biegłego angielskiego najbardziej kluczowa jest dla mnie otwarta głowa i ciekawość biznesu. Chcę widzieć u kandydata dobre umiejętności analityczne i zrozumienie szerszego kontekstu działań finansowych. Jeśli widzę w CV kandydata skromniejsze doświadczenie, ale podczas rozmowy potrafi płynnie i logicznie wytłumaczyć, dlaczego coś robił, z czego wynikała jego praca, a nie tylko mechanicznie wykonywał kroki procedury – dla mnie to od razu połowa rekrutacyjnego sukcesu. Dzięki dobrze zaprojektowanemu procesowi onboardingowemu, dopasowanemu do poziomu wiedzy, świetnie odnajdują się u nas również osoby, które dopiero ukończyły studia.
W obliczu tych wszystkich cyfrowych innowacji, w jakim kierunku podąży rola finansisty według Ciebie?
Nie będę podejmował się stawiania tutaj precyzyjnych i twardych proroctw, bo tempo zmian jest niewyobrażalne. Wiem jednak z pewnością, co będzie stanowić o sukcesie: niezwykła elastyczność w adaptacji do zmian. Nasza branża czy codzienne procesy za zaledwie rok lub dwa lata będą zupełnie nieaktualne względem stanu dzisiejszego. Osoby wykazujące totalną stagnację znajdą się w tarapatach. Kluczowa umiejętność to otwartość na poszerzanie kompetencji, dokształcanie się oraz szybkie przyswajanie nowych standardów rynkowych, zwłaszcza tych narzucanych przez innowacje AI.
Wiele organizacji odchodzi dziś od pracy zdalnej i nakazuje powroty do biur. Jak to wygląda u Was?
W JTI lokalne spółki zazwyczaj funkcjonują w modelu hybrydowym (50 proc. z biura), natomiast nasza organizacja GBS jest objęta wyjątkiem. Cieszymy się tu dużą elastycznością w planowaniu pracy, co bardzo sobie cenię. Możemy swobodnie łączyć pracę z biura i pracę zdalną, w zależności od naszych potrzeb i charakteru zadań. Są oczywiście sytuacje, w których obecność w biurze jest szczególnie ważna, np. podczas wizyt gości z centrali w Genewie, przedstawicieli rynków, z którymi współpracujemy, czy szkoleń stacjonarnych.
A na zupełny koniec pytanie nieformalne. Macie w zespole ulubiony wewnętrzny „mem”?
Staramy się pracować w luźnej i bezstresowej atmosferze; lata u nas bardzo dużo tekstów z przymrużeniem oka. Nie mamy tu jednego dyżurnego powiedzonka, za to bardzo często na komunikatorze zespołowym wymieniamy się po prostu gifami. Najczęściej fruwają u nas żartobliwe, sytuacyjne nawiązania i sceny prosto z amerykańskiej wersji serialu „The Office” – każdy doskonale wie, o co w nich chodzi!
