Dlaczego ten zawód?
- Rosnąca popularność biur projektowych w organizacjach, które zatrudniają analityków
- Możliwość kariery managerskiej na stanowisku Project Managera (kierownika projektu)
- Ciekawe połączenie kompetencji analitycznych z miękkimi
Biuro zarządzania projektami, czyli project management office (w skrócie PMO) można zdefiniować jako jednostkę w ramach organizacji, której głównym zadaniem jest przede wszystkim wspieranie zespołów projektowych oraz próba ograniczenia ryzyka porażek w realizacji działań projektowych. W ciągu kilkunastu ostatnich lat komórka ta zaczęła odgrywać coraz większą rolę w wielu branżach, zwłaszcza jeżeli mowa o międzynarodowych organizacjach. Za sukcesem PMO stoi przede wszystkim skuteczność metodyk projektowych, które stały się odpowiedzią na coraz bardziej niepewną i zmienną rzeczywistość świata biznesu. Bez wsparcia PMO nie można by mówić o efektywnym zarządzaniu dużymi i skomplikowanymi projektami, które wymagają zaangażowania wielu ekspertów. Co ważne, PMO na stałe wpisały się w krajobraz sektora finansowego, a globalne instytucje, w tym również banki, starają się przy ich pomocy osiągnąć założone cele biznesowe. PMO to jednostka łącząca działy biznesowe z innymi obszarami wsparcia, jak marketing, IT czy obsługa klienta. Bez efektywnego zarządzania projektami trudno by również nazwać gospodarkę innowacyjną. Warto zwrócić uwagę, że sektor finansowy wchodzi obecnie w okres wielu istotnych zmian zarówno technologicznych, jak i prawnych, związanych z nowymi ustawami wprowadzanymi przez regulatorów. Potrzeba myślenia projektowego staje się zatem koniecznością.
Struktura PMO oraz jego zakres kompetencyjny znacząco różnią się od siebie ze względu na organizację.
– Niektórzy traktują PMO jako instytucję, która zajmuje się zarządzaniem projektami i ich administracją. W naszej organizacji natomiast rolą tego rodzaju jednostki jest wsparcie dla projektów, rozumiane w kontekście back office. Dlatego staramy się szkolić ekspertów na stanowiska Project Management Officers, tak aby stali się wsparciem dla kierowników projektu na etapie planowania, projektowania i wykonywania projektów – wyjaśnia Aleksandra Tyszkiewicz, Head of PEX and Change Management w UBS.
Odpowiedź na pytanie, czym jest PMO, zawsze zatem będzie nieprecyzyjna. Różnica pomiędzy tego typu jednostkami może dotyczyć zarówno misji, wyznaczonych celów, jak i samej funkcji. Warto się jednak zastanowić, co kryje się pod słowem „wsparcie”, które biura oferują m.in. Project Managerom.
– W ramach zespołu podejmujemy się wielu działań, a są nimi m.in. business case’y, przygotowywanie planu projektu, uzgadnianie matrycy obowiązków, umawianie spotkań z interesariuszami projektu, prace administracyjne, przygotowywanie dokumentacji projektowej, ustawianie tzw. sharepoints, czyli miejsc, w których ją składamy, oraz przygotowywanie prezentacji – twierdzi Aleksandra Tyszkiewicz.
Z zarządzaniem projektami nierozerwalnie związane są takie pojęcia, jak „zmiana”, jak i „ryzyko”.
– Sama idea zarządzania projektami nie narodziła się wczoraj – to podejście było wypracowywane latami. Jednakże stanowiska z nim związane, zwłaszcza rola Project Management Officer, to całkiem świeże zjawisko. Organizacje są coraz bardziej świadome ryzyka – w przypadku zarządzania projektami bezpieczeństwo przeprowadzonych zmian projektowych gwarantuje właśnie postać Project Management Officera – dodaje Aleksandra Tyszkiewicz.
Profil i zakres obowiązków
Jedną z bardzo istotnych ról w obszarze zarządzania projektami i zmianą odgrywa osoba analityka PMO, którego zakres obowiązków, podobnie jak całą tę jednostkę, trudno ująć w sztywne ramy terminologiczne.
– Analityka PMO nie możemy stricte traktować jako stanowiska. W tym przypadku bardziej chodzi o kompetencje, które powinni posiadać specjaliści PMO – przyznaje Aleksandra Tyszkiewicz. – Reasumując, liczą się tutaj bardziej umiejętności niż zakres obowiązków. Analitykiem PMO możemy zatem nazwać osobę, która posiada wnikliwy i analityczny umysł, potrafi spojrzeć na opracowany raport krytycznie i ocenić, czy odzwierciedla on rzeczywistość wewnątrz firmy lub jednostki biznesowej poddanej właśnie procesowi analizy. Taka osoba posiada również umiejętność budowania modeli analiz finansowych, np. modeli rynku lub produktów. Są to przede wszystkim modele ekonometryczne i statystyczne. Ponieważ mówimy o stanowisku analitycznym, specjalista PMO codziennie ma do czynienia z ogromną liczbą danych. Obejmują one swoim zasięgiem takie obszary, jak zarządzanie źródłami (tzw. resource management), ryzyko czy kontrolę procesu zmiany. Przykładowym przedmiotem jego badań może być analiza kosztów lub rentowności produktu.
Perspektywy rozwoju
Zawody analityczne zaczynają dominować na rynku pracy, a zawód specjalisty PMO jest jednym z tych najciekawszych. Stoi przed nim wiele interesujących perspektyw rozwoju.
– Analityk ma szansę realizować ścieżkę zawodową w wielu obszarach. Jeżeli specjalista czuje się dobrze w obszarze change management, może nabywać kompetencje potrzebne na stanowisku Project Managera. Ogromne znaczenie mają wtedy umiejętności miękkie. Ale w organizacji odnajdą się również analitycy, którzy wybierają ścieżkę ekspercką. Na tak wysokiej klasy specjalistów jest zawsze zapotrzebowanie – podsumowuje Aleksandra Tyszkiewicz.